O que é uma prestação de contas e quais tipos existem?

Neste artigo, vamos compreender o que é a prestação de contas, qual é a dinâmica do seu ciclo de funcionamento e as três modalidades de relatórios disponíveis na plataforma para o monitoramento do investidor. Vamos lá?

O conceito de prestação de contas

A prestação de contas é o processo pelo qual as organizações demonstram, de forma transparente, as evidências técnicas e financeiras da realização do projeto apoiado:

O recorte do período: A prestação de contas funciona como um "recorte" de um determinado intervalo de tempo do projeto. Ele pode compreender um único mês ou vários meses, conforme estabelecido pelo investidor no cronograma de relatórios;
O início do monitoramento: Somente após a formalização dessa parceria é que as telas de prestação de contas ficam habilitadas para que a organização proponente comece a registrar e enviar suas comprovações.

Como funciona o ciclo de execução e avaliação

A rotina de monitoramento e prestação de contas foi desenhada para funcionar em um fluxo contínuo e em etapas coordenadas entre o investidor e a organização parceira:

Configuração da parceria: A partir do momento em que a proposta é selecionada e aprovada, o investidor configura a parceria, cadastrando datas, contratos e assinaturas. Depois configura o relatório de prestação de contas;
Liberação do repasse: O investidor libera o recurso financeiro correspondente ao período de execução planejado;
Registro de dados: A organização parceira executa as ações e faz o registro de todas as despesas e evidências técnicas no sistema durante o período vigente;
Envio para avaliação: Ao finalizar o período, a instituição envia o relatório consolidado para análise do investidor;
Solicitação de ajuste (Se necessário): Caso os avaliadores identifiquem erros de preenchimento, notas fiscais inconsistentes ou falta de comprovações, o investidor devolve a parcela para que a organização faça as correções e reenvie para nova análise;
Aprovação e novo ciclo: Estando tudo correto com os lançamentos e documentos, o investidor aprova a parcela e libera o repasse da etapa seguinte, reiniciando o ciclo.

Verifique os demais artigos sobre a configuração da prestação de contas:

Como configurar a parceria: Como adicionar Parceria em Projetos Selecionados
Como configurar os relatórios de prestação de contas: Como configurar os relatórios da prestação de contas
Como configurar o cronograma de repasses: Como configurar o cronograma de repasse

Durante esse monitoramento, o investidor tem total autonomia para desenhar o fluxo de prestação de contas, definindo quais serão as etapas, os critérios de julgamento e os colaboradores que atuarão como avaliadores em cada fase. Caso uma parcela já tenha sido enviada pela organização para avaliação e seja necessário reconfigurar, é preciso solicitar a permissão da organização para isso.

Os três tipos de prestação de contas no sistema

Para se adequar perfeitamente ao perfil de cada edital, ao porte das organizações e ao nível de controle exigido pelo investidor, o sistema Bússola Social oferece três modalidades principais de relatórios:

A. Prestação de contas completa

Esta modalidade exige um registro aprofundado e diário de todas as frentes de atuação do projeto executado:

A organização parceira alimenta o sistema de forma rotineira em diversas áreas, registrando o cadastro de atendidos, a realização de atendimentos, o acompanhamento pedagógico, o plano de ação e as movimentações financeiras;
Ao final do período, todos esses dados diários são empacotados de forma automática e enviados para o investidor;
O sistema também permite configurar a prestação de contas completa em um formato mais "macro" (focado exclusivamente na aba do plano de ação e na aba do financeiro), uma escolha muito comum entre grandes investidores que buscam uma visão mais simplificada e gerencial das entregas.

B. Prestação de contas por formulário

Um modelo altamente simplificado e focado na agilidade administrativa:

A organização parceira não precisa preencher as áreas do sistema de maneira diária;
Em vez disso, basta que ela acesse a plataforma dentro do prazo estabelecido, preencha um formulário eletrônico respondendo às perguntas específicas definidas pelo investidor e anexe as comprovações solicitadas.

C. Prestação de contas completa + formulário

Trata-se de uma modalidade mista, que une o rigor operacional à coleta de dados qualitativos específicos:

A organização parceira deve realizar os lançamentos diários nas áreas da plataforma (atendidos, plano de ação, financeiro, etc.);
Além disso, ela também deve preencher e responder ao formulário estruturado de prestação de contas elaborado pelo investidor;
Ambos os relatórios devem ser submetidos conjuntamente dentro do prazo de vencimento da parcela.

As cinco modalidades de avaliação da etapa

Além dos tipos de prestação de contas, o sistema tmabém disponibiliza cinco formatos de avaliação para atender a diferentes perfis de gestão e governança institucional:

A. Pontuação por checklist

Nesta modalidade qualitativa e quantitativa, a análise é guiada por uma lista estruturada de critérios:

O avaliador clica no botão Avaliar agora, localizado no lado direito da tela do card;
O painel exibe a lista de critérios configurados para a etapa, cabendo ao avaliador marcar se a parcela alcançou ou não cada um dos requisitos;
O investidor pode definir pontuações e escalas para o grupo de critérios, e o sistema gera automaticamente uma média para a avaliação.

B. Critério com nota

Um modelo estruturado que avalia a parcela com base em notas numéricas e pesos diferenciados:

A avaliação é realizada no painel inferior do card, onde o grupo de critérios é apresentado;
O avaliador atribui uma nota em uma escala padrão de 1 a 10 para cada critério individualmente.

Na configuração do fluxo, o investidor pode atribuir pesos para cada critério; o sistema calcula automaticamente a pontuação geral e a média ponderada com base nos pesos definidos.

É possível inserir um parecer explicativo em cada critério avaliado para justificar a nota concedida.

C. Avaliação com nota

Uma forma simplificada e direta de mensuração quantitativa:

O avaliador analisa a prestação de contas como um todo e concede uma nota em uma escala de 1 a 5;
A pontuação é registrada diretamente no painel lateral direito da tela;
Trata-se de uma modalidade ágil e indicada para etapas de triagem ou notas globais de desempenho.

D. Parecer único

Modalidade qualitativa focada na tomada de decisão individual e soberana:

É comumente aplicada a etapas sob responsabilidade da alta gerência, coordenação ou diretoria da instituição;
A decisão de um único usuário relevante é suficiente para definir se a parcela deve avançar ou não no fluxo;
O avaliador seleciona se a parcela é favorável ou desfavorável, podendo adicionar um parecer de justificativa antes de salvar.

E. Parecer deliberativo

Um formato quantitativo e colegiado onde a decisão é tomada de forma democrática pelo grupo:

É a modalidade recomendada para etapas que contam com a participação de múltiplos avaliadores;
Cada avaliador registra seu voto individual como favorável ou desfavorável à parcela de prestação de contas;
O sistema contabiliza os votos e exibe o número total de recomendações favoráveis e desfavoráveis acumuladas no card.

Neste modelo, prevalece a decisão da maioria, com base no saldo de votos do colegiado, o investidor define se a parcela é aprovada e segue no fluxo de prestação de contas.

Verifique os artigos sobre avaliação da prestação de contas:

Como avaliar uma prestação de contas financeira: Como avaliar a prestação de contas financeira
Como avaliar uma prestação de contas técnica: Como avaliar a prestação de contas técnica
Como avaliar a prestação de contas via formulário: Como avaliar prestação de contas via Formulário
Como avaliar a prestação de contas parcial: Como avaliar a prestação de contas parcial
Entenda os status da prestação de contas: Entenda os status da prestação de contas