Como avaliar a prestação de contas financeira

A Prestação de contas financeira é o momento em que o investidor do edital acompanha e valida a destinação de cada centavo planejado para o projeto. No sistema, o avaliador conta com uma estrutura organizada para auditar os comprovantes de despesas enviados pelas organizações parceiras, garantindo total transparência ao processo.

Neste artigo, vamos te mostrar como navegar, analisar as evidências obrigatórias de cada lançamento, realizar a avaliação de despesas e subcategorias e fazer as validações finais antes de passar para outra etapa ou aprovar. Vamos lá?

Lembre-se que para avaliar uma prestação de contas seu usuário precisa ser avaliador da etapa do fluxo em que aquela parcela está. Caso não esteja conseguindo avaliar, por favor verifique suas permissões de acesso com um usuário gestor da sua conta.

Acessando o fluxo e conferindo as Evidências e Comprovantes Obrigatórios

Acesse a aba de fluxos de prestação de contas e busque pelo projeto que deseja avaliar ou acesse a aba prestação de contas e busque pelo projeto para conferir as parcelas no status em análise;
Ao localizar a parcela que será avaliada, clique em visualizar parcela.

Toda despesa financeira precisa de comprovação rigorosa para ser aceita. No sistema, o controle de documentos é muito claro:

O primeiro arquivo obrigatório é o documento fiscal (como uma nota fiscal ou holerite);
O segundo arquivo obrigatório é o comprovante de pagamento (como um recibo ou um comprovante de transferência bancária);
Clique em cima dos lançamentos para que eles abram e seja possível conferir os documentos;
Clique no ícone do olho para abrir, ampliar e conferir os dois documentos na parte superior da tela, confirmando se os dados do papel batem exatamente com as informações que a organização preencheu no sistema;
Verifique também a seção de observações, onde a organização parceira pode registrar justificativas ou detalhes que explicam o contexto daquele gasto.

Registrando a Decisão

A avaliação financeira é realizada despesa por despesa. Após analisar o lançamento e os comprovantes, o avaliador possui três opções de decisão:

Aprovar: Selecione se o lançamento estiver totalmente correto e em conformidade;
Aprovar com ressalvas: Opção indicada caso exista algum detalhe simples que não esteja 100%, mas que possa ser aceito sem a necessidade de reprovar ou solicitar um ajuste geral;
Reprovar: Escolha caso encontre valores divergentes, comprovantes fiscais inválidos ou erros de digitação no lançamento.

Se você reprovar uma despesa, a organização parceira só conseguirá corrigir as informações se o ajuste for formalmente solicitado no fluxo. Caso a alteração não seja solicitada e o projeto prossiga, a despesa permanecerá travada com o status de reprovada definitivamente.

Sempre que reprovar uma despesa, utilize o campo de parecer para detalhar de forma clara e objetiva o que a organização parceira precisa corrigir (ex: "Necessário substituir o comprovante de transferência, pois foi anexado o arquivo errado");

Seja claro no que precisa ser ajustado, para que a organização consiga entender com facilidade e corrija rapidamente.

Após registrar a decisão e o comentário técnico, clique em Enviar avaliação.

Avaliando as Subcategorias (Regra de Ouro)

Após avaliar os itens de forma individualizada, você poderá realizar a avaliação da subcategoria como um todo no canto superior direito:

Atenção!

Se todas as despesas daquela subcategoria estiverem aprovadas ou aprovadas com ressalvas, você pode aprovar a subcategoria;
Se houver qualquer despesa reprovada que necessite de correção, você deve obrigatoriamente reprovar também a subcategoria. Isso é fundamental para que, quando o fluxo for aberto para ajustes, o sistema libere a edição de todos os lançamentos reprovados contidos nela.

Caso a subcategoria não precise de ajustes imediatos, você pode deixar para avaliá-la somente após as correções da organização parceira estarem 100% resolvidas.

Verificando o Balancete Financeiro

Além do orçamento, a organização parceira deve submeter os relatórios oficiais de prestação de contas. O balancete financeiro é emitido no próprio sistema e ele contempla um resumo da prestação de contas financeira. Veja como avaliar esse documento:

Acesse a aba Documentação na tela de prestação de contas;
Localize o Balancete Financeiro enviado. Se a entrega for mensal, o balancete virá mês a mês; se for um período acumulado (como 2 a 5 meses), o balancete trará o acumulado consolidado do período;
Clique no ícone do olho para abrir o documento e confirme se os saldos, entradas e saídas batem perfeitamente com o que consta na aba de orçamento;
Clique em Avaliar ao lado do documento e registre a sua aprovação ou reprovação (caso seja necessário que eles gerem e enviem um novo balancete).

Validações Finais Antes do Encerramento

Antes de concluir a sua etapa de trabalho e encaminhar a parcela financeira para a fase seguinte, verifique dois critérios de segurança:

Certifique-se de que não exista nenhuma solicitação de transferência de valores pendente de avaliação para este período do projeto. É fundamental avaliar e aprovar ou reprovar todas as solicitações de transferências antes de finalizar a parcela, caso contrário, esses valores correm o risco de ficarem perdidos no sistema.

Nesse artigo mostramos como avaliar solicitações de transferência.

Estando todas as despesas avaliadas, balancetes aprovados e transferências concluídas, você estará pronto para passar a parcela para outra etapa.