Como avaliar a prestação de contas técnica

A prestação de contas técnica é o momento em que o investidor ou promotor do edital acompanha de perto o andamento das ações planejadas pela organização parceira. No sistema, o avaliador técnico possui todas as ferramentas necessárias para analisar se as metas estão sendo atingidas, revisar as evidências e registrar pareceres de forma ágil e segura.

Neste artigo, vamos te mostrar como navegar na área técnica, avaliar os lançamentos de ações, analisar a documentação de acompanhamento e registrar as decisões de aprovação, reprovação ou ajuste. Vamos lá?

Entendendo o Fluxo e Acessando o Card

A avaliação da parte técnica pode ocorrer de diferentes maneiras de acordo com o desenho do edital:

• Fluxos Separados ou Unificados: Dependendo do edital ou do investidor, a avaliação técnica (plano de ação ou Teoria da Mudança) e a avaliação financeira podem ser trabalhadas em fluxos separados ou de forma unificada dentro do mesmo fluxo de prestação de contas, divididas apenas por etapas;
• Recorte de Período: A prestação de contas representa um recorte temporal do que foi realizado no projeto (podendo compreender um único mês ou períodos maiores, como de 2 a 5 meses, dependendo das regras do investidor);
• Acessando os Dados: Para iniciar a análise, o avaliador técnico deve acessar o card da parcela de prestação de contas dentro do respectivo fluxo de trabalho.

Avaliando as Ações e as Evidências

No sistema é possível utilizar dois tipos de avaliação técnica, o plano de ação ou a Teoria da Mudança. Veja abaixo os dois tipos:

Plano de ação

Dentro da aba correspondente ao plano de ação, você fará a checagem detalhada do que a organização parceira entregou:

• Relato da Ação: Clique sobre a ação desejada para abrir os detalhes e ler o texto em que a organização relata o que realizou ou se houve algum impedimento para a execução;
• Análise de Evidências: Logo abaixo do relato, verifique as evidências anexadas (como fotos, PDFs, apresentações ou documentos de texto) que comprovam a realização daquela ação.

Registrando a Decisão das Ações

Após a conferência minuciosa do relato e das evidências de cada ação, produto de comunicação ou contrapartida, clique em Avaliar para registrar o seu parecer:

• Aprovar: Selecione esta opção quando o registro estiver correto e a comprovação estiver em conformidade;
• Aprovar com ressalvas: Utilize esta opção caso identifique algum detalhe que não esteja 100%, mas que possa ser aceito sem a necessidade de reprovação ou ajuste;
• Reprovar: Esta decisão é indicada para registros incorretos, falta de evidências adequadas ou inconsistências no relato, permitindo que a organização corrija o item quando o relatório for devolvido.

Se você reprovar um item e o administrador do fluxo solicitar o ajuste da parcela, a organização parceira conseguirá editar exclusivamente as informações e evidências daquela ação reprovada. Caso o investidor reprove o item, mas o ajuste não seja solicitado, a informação atual permanecerá no fluxo de prestação de contas de forma definitiva e sem novas alterações.

TDM (Teoria da Mudança)

Dentro da aba correspondente à Teoria da Mudança (TDM), você fará a checagem detalhada do que a organização parceira entregou:

• Relato da Ação: Clique no quadrado do mês da ação desejada para abrir os detalhes e ler o texto em que a organização relata o que realizou ou se houve algum impedimento para a execução;
• Análise de Evidências: Logo abaixo do relato, verifique as evidências anexadas (como fotos, PDFs, apresentações ou documentos de texto) que comprovam a realização daquela ação;
• Indicadores técnicos (confira se os números alcançados batem com as metas)
• Além das ações é possível conferir os produtos de comunicação e as contrapartidas.

Registrando a Decisão das Ações

Após a conferência minuciosa do relato e das evidências de cada ação, produto de comunicação ou contrapartida, clique em Avaliar (no lado direito da tela) para registrar o seu parecer:

• Aprovar: Selecione esta opção quando o registro estiver correto e a comprovação estiver em conformidade;
• Aprovar com ressalvas: Utilize esta opção caso identifique algum detalhe que não esteja 100%, mas que possa ser aceito sem a necessidade de reprovação ou ajuste;
• Reprovar: Esta decisão é indicada para registros incorretos, falta de evidências adequadas ou inconsistências no relato, permitindo que a organização corrija o item quando o relatório for devolvido.

Se você reprovar um item e o administrador do fluxo solicitar o ajuste da parcela, a organização parceira conseguirá editar exclusivamente as informações e evidências daquela ação reprovada. Caso o investidor reprove o item, mas o ajuste não seja solicitado, a informação atual permanecerá no fluxo de prestação de contas de forma definitiva e sem novas alterações.

Avaliação de Documentação Técnica

Além das ações planejadas, o fluxo técnico pode exigir a entrega de relatórios específicos de controle:

• Acesse a aba Documentação na prestação de contas;
• Conferência de Documentos: Localize o relatório de acompanhamento solicitado e clique no ícone do olho para visualizar e analisar o arquivo;
• Decisão: Clique em Avaliar e selecione se deseja aprovar, aprovar com ressalvas ou reprovar o documento enviado.

Sempre que você reprovar uma ação ou um documento técnico, escreva um parecer de forma clara e objetiva detalhando o que precisa ser corrigido (como trocar apenas o arquivo de imagem ou ajustar o texto) para que a organização saiba exatamente o que fazer quando o ajuste for liberado. Também é interessante inserir um prazo para o ajuste ser realizado.

Finalizando e Passando de Etapa

Com todas as ações e documentos avaliados, você deve concluir a sua etapa de trabalho:

• Ao finalizar a avaliação das ações da TDM, do plano de ação e dos documentos técnicos, clique em salvar para registrar os dados.

• Com tudo avaliado e sem pendências técnicas, o avaliador técnico já poderá encaminhar a proposta ou a parcela de prestação de contas para a outra etapa do fluxo.