O que são fluxos no sistema e para que servem?

Para que o gerenciamento de um edital e das parcerias aconteça com o máximo de transparência, agilidade e controle, é fundamental ter processos de avaliação bem estruturados. No sistema Bússola Social, os Fluxos são as ferramentas desenhadas especificamente para organizar e coordenar de forma sequencial cada uma dessas análises.

Atualmente, o ambiente do investidor conta com dois tipos de fluxos: o Fluxo de seleção de propostas e o Fluxo de prestação de contas.

Neste artigo, vamos compreender a importância desses fluxos para a padronização das avaliações e explorar como cada um deles ajuda a monitorar os projetos apoiados. Vamos lá?

O propósito dos fluxos: Organização e segurança

A principal ideia por trás da criação de um fluxo é centralizar e organizar as avaliações que o investidor precisa executar ao longo do ciclo de vida de um edital:

• Etapas e critérios: Cada fluxo é dividido em etapas de avaliação personalizadas, onde são definidos os critérios de análise e quais colaboradores atuarão como avaliadores em cada fase;
• Avaliação justa: Essa estrutura garante a padronização do processo seletivo, assegurando que todas as propostas enviadas pelas organizações parceiras concorram sob as mesmas regras e passem rigorosamente pelas mesmas etapas e critérios;
• Rastreabilidade de dados: O fluxo oferece aos gerentes uma visão completa do progresso dos processos, disponibilizando um histórico rico de cada etapa percorrida pelas propostas, contendo quem avaliou, as notas atribuídas e os pareceres registrados pelos avaliadores.

O Fluxo de seleção de propostas

O Fluxo de Seleção atua como o repositório oficial das propostas que foram submetidas pelas organizações interessadas em concorrer ao edital:

• Ponto central de análise: Serve como o ambiente unificado onde os avaliadores analisam o planejamento inicial das ações que a organização pretende realizar caso seja selecionada;
• Ajuste de propostas: Se uma proposta apresentar excelente potencial de impacto, mas contiver erros de preenchimento ou necessidade de readequação, o investidor pode utilizar a plataforma para solicitar ajustes para a organização proponente;
• Julgamento de propostas: É nesta fase que o investidor realiza as análises e triagens para reprovar as propostas que não estão devidamente qualificadas ou aprovar e classificar aquelas que atendem aos requisitos técnicos e jurídicos do edital.

O fluxo de prestação de contas

Após o encerramento do processo seletivo e com a parceria oficialmente celebrada, o monitoramento entra em uma nova fase por meio do Fluxo de prestação de contas:

• Acompanhamento contínuo: Funciona como o repositório de todas as parcelas e relatórios técnicos e financeiros enviados periodicamente pelas organizações parceiras enquanto o projeto está em execução;
• Comunicação e correções: Caso os avaliadores identifiquem incoerências nos lançamentos de despesas ou falta de evidências nas ações executadas, o investidor pode solicitar ajustes nas parcelas enviadas para que a organização faça as correções necessárias;
• Validação de parcelas: Nesta fase de monitoramento, o investidor pode desclassificar uma parcela que não esteja de acordo com as diretrizes do projeto ou classificar e aprovar as parcelas que foram devidamente preenchidas conforme o planejado para o período.