O que é o relatório de pagamentos efetuados e como emitir
No sistema Bússola Social, o acompanhamento e a auditoria financeira dos projetos exigem ferramentas práticas e compiladas. O Relatório de pagamentos efetuados permite que o investidor extraia uma planilha no formato XLS para visualizar detalhadamente todas as despesas e pagamentos quitados pela organização parceira dentro do orçamento do projeto.
Neste artigo de contextualização, vamos compreender a importância desse relatório, como gerá-lo diretamente no sistema e quais são os dados e campos disponibilizados na planilha. Vamos lá?
O que é o relatório de pagamentos efetuados?
O relatório funciona como uma consolidação detalhada e auditável de todas as saídas financeiras e quitações efetuadas pela organização executora:
- Compilação de Gastos: Permite ao investidor visualizar, em uma única planilha eletrônica (XLS), a relação de todas as despesas registradas e pagas pela organização parceira com os recursos do orçamento;
- Detalhamento dos Favorecidos: Exibe as informações completas de quem recebeu cada pagamento, incluindo datas, identificações bancárias, CPFs/CNPJs e valores envolvidos;
- Envio por E-mail: O arquivo processado pelo sistema é encaminhado diretamente para o endereço de e-mail do usuário que realizou a solicitação na plataforma;
- Atenção! Para que as informações de um pagamento fiquem visíveis nessa planilha compilada, a organização parceira precisa ter efetuado o envio oficial da parcela correspondente de prestação de contas no sistema.
Por ser exportado em planilha (XLS), o investidor pode manipular as colunas, aplicar filtros específicos ou cruzar informações com seus sistemas internos de auditoria e prestação de contas.
Passo a passo para gerar o relatório no sistema
A emissão do documento é realizada diretamente na área de projetos cadastrados:
- No menu superior do sistema, acesse o menu de Projetos e selecione a opção Projetos cadastrados;
- Na listagem apresentada, localize e clique sobre o nome do projeto que deseja consultar;
- Dentro da página do projeto, acesse a aba Financeiro;
- Localize o botão Gerar arquivo e clique na opção Gerar relatório de pagamentos efetuados;
- O sistema processará os dados e enviará a planilha em XLS automaticamente para o e-mail do usuário solicitante.
Estrutura e informações da planilha exportada
Ao abrir o arquivo XLS encaminhado por e-mail, o usuário encontra uma estrutura organizada em dados institucionais e detalhamento dos lançamentos:
A. Cabeçalho e dados gerais do projeto
O topo da planilha identifica a parceria e traz as informações gerais do contrato:
- Nome da organização parceira e nome do projeto;
- Número do contrato e CNPJ da instituição;
- Valor financeiro total do projeto.
B. Detalhamento dos lançamentos e despesas
Para cada pagamento registrado e enviado na parcela de prestação de contas, a planilha detalha as seguintes colunas:
- Classificação Orçamentária: Categoria do orçamento e subcategoria à qual a despesa pertence;
- Identificação do Período: Parcela pertencente ao registro da despesa e a sua respectiva competência;
- Dados do Pagamento: Data em que o pagamento foi efetuado, identificação bancária, número de identificação e data do comprovante;
- Dados do Favorecido: CPF ou CNPJ do fornecedor/prestador e o nome de quem foi favorecido com o pagamento;
- Valores e Observações: Valor individual de cada pagamento efetuado e as observações explicativas inseridas pela organização parceira naquele lançamento.