Gestão de convites para Editais de Seleção no Sistema Bússola Social

Convidar organizações parceiras para participarem dos seus editais ficou ainda mais fácil e organizado! No sistema Bússola Social, a Gestão de Convites agora acontece em uma área centralizada e específica, permitindo um maior controle operacional, rastreabilidade dos envios e um acompanhamento mais preciso das organizações que foram convidadas.

Neste artigo, vamos te mostrar como acessar essa ferramenta, enviar novos convites, e também entender as regras de reenvio e cancelamento. Vamos lá?

Permissões de Acesso e Elegibilidade do Edital

Antes de começar a enviar os seus convites, é importante entender quem pode realizar essa ação e quais editais estão aptos:

Atenção! O usuário com o perfil de Gestor já possui esse acesso liberado de forma nativa no sistema.

Para os demais perfis da equipe, é necessário habilitar a permissão seguindo o caminho:
Acesse a aba Configurações e vá em Perfis de Acesso;
Editar perfil de acesso;
No menu lateral da tela, clique em Editais e, em seguida, selecione Gestão de Convites.

Para que você consiga buscar e enviar convites para um edital, ele deve estar obrigatoriamente publicado e com o período de inscrições aberto.

Se o seu edital estiver encerrado, você não conseguirá criar ou reenviar convites, podendo apenas consultar o histórico dos envios já realizados.

Acessando a área e enviando convites

Para disparar os convites, o caminho no sistema é muito rápido:

No menu lateral da tela, clique em Editais e, em seguida, selecione Gestão de Convites;
Busque e selecione o edital desejado na lista e clique no botão Convidar organizações;

A partir daí, o painel lateral abrirá duas opções para o envio:

Para organizações que já são cadastradas no sistema:

Informe o CPF ou o CNPJ no campo de busca;
O sistema localizará a organização e carregará os dados automaticamente na tela;
Selecione os destinatários que receberão o e-mail (como padrão, você pode selecionar até 3 destinatários da listagem) e clique em Enviar Convite.

O sistema verifica automaticamente se a organização já possui cadastro na plataforma. Dependendo do resultado da busca, o fluxo seguirá para uma organização existente ou iniciará um novo pré-cadastro.

Para novas organizações (Pré-cadastro):

Se o documento não for localizado, o sistema exibirá o formulário de pré-cadastro na mesma tela;
Preencha os campos obrigatórios: nome, tipo da organização, CPF/CNPJ, nome do destinatário inicial e o e-mail;

Algumas considerações:

Caso a organização já possua um convite para o edital selecionado, um novo convite não será criado. Nesse caso, o sistema direcionará automaticamente para a tela Gerenciar Convites, onde será possível acompanhar o histórico ou realizar ações permitidas para aquele convite;
Na criação de novas contas, o envio inicial é permitido para apenas um destinatário;
Lembre-se também de que não é possível criar uma conta utilizando um e-mail que já pertença a outro usuário cadastrado no sistema.

Ao concluir e salvar, a conta da organização é criada e o convite é disparado automaticamente para o e-mail informado.

Acompanhamento, Privacidade e Painel Totalizador

Ao acessar a página de Gestão de Convites do seu edital, você notará um painel completo para monitorar as suas ações:

O painel exibe quatro blocos com os totais de: Organizações Convidadas, Propostas Enviadas e Propostas Pendentes (que são os convites ativos que ainda não viraram uma submissão);
Para ver os detalhes de uma organização específica, localize-a na lista e clique em Gerenciar Convites;

O ambiente Gerenciar Convites reúne todas as informações sobre os convites enviados para uma organização, permitindo consultar o histórico dos envios, acompanhar o status dos destinatários, adicionar novos destinatários (quando permitido), reenviar convites e realizar cancelamentos.

O painel lateral exibirá o status de cada envio, que pode estar: Em aberto (disponível), Reenviado ou Cancelado.

Por regras de privacidade do sistema, logo após o disparo do e-mail, os dados do destinatário (nome e e-mail) passam a ser anonimizados com asteriscos em todas as listagens e painéis de histórico.

Como Reenviar ou Cancelar um Convite

Se o destinatário não visualizou a mensagem ou se você disparou o e-mail por engano, você pode gerenciar isso facilmente:

Na aba de Gerenciar Convites, localize o destinatário que precisa de um alerta e clique em Reenviar Convite;

Atenção! Existe um limite de até 3 reenvios por destinatário.

Além disso, para evitar bloqueios nos nossos servidores, o sistema exige um intervalo de espera de no mínimo 72 horas (3 dias) entre cada reenvio que você realizar;
Já para interromper um acesso, basta clicar no botão Cancelar convite e confirmar Após o cancelamento, o convite não poderá ser reativado, sendo necessário iniciar o processo novamente.

Ao cancelar, o link que estava no e-mail deixa de ser válido e o status mudará para cancelado. Se o edital for do tipo "Somente para convidados", a organização ficará definitivamente impedida de se inscrever. Se for um edital público, a organização perde apenas a entrada facilitada pelo link, mas ainda poderá localizar o edital e enviar a proposta normalmente pelo fluxo aberto!