A Central de Documentos funciona como uma grande biblioteca digital, desenvolvida para o ambiente do investidor no sistema Bússola Social. É o espaço ideal para que o investidor armazene de forma segura toda a documentação importante relacionada aos projetos, organizações e editais, facilitando a consulta posterior.
Este é um recurso que, geralmente, é adquirido de forma separada como um serviço adicional (upgrade) do ambiente do investidor.
Neste artigo, vamos te mostrar como acessar essa área, como cadastrar novos arquivos utilizando marcadores para organização e como realizar as vinculações necessárias. Vamos lá?
Acessando a Central e criando um novo registro
Para visualizar a sua biblioteca e iniciar um cadastro, o caminho no sistema é bem intuitivo:
- Localize o menu no canto direito da sua tela um ícone de livro e clique nele para acessar a Central de Documentos;
- Na listagem principal, você conseguirá visualizar os documentos já adicionados, os marcadores, a qual projeto eles pertencem, os autores e as datas de modificação;
- Para incluir um arquivo novo, clique no botão Novo documento na parte superior da tela.
Preenchendo as informações e anexando arquivos
Com a tela de cadastro aberta, você deve preencher os detalhes para que a equipe localize esse arquivo com facilidade no futuro:
- Defina um Título claro e objetivo para o seu documento;
- Na seção de Marcadores, clique no sinal de mais (+) para categorizar o arquivo;
- Dica: Os marcadores funcionam como etiquetas para a sua biblioteca. Se for um assunto novo, digite o nome para criar um novo marcador; se já existir, basta selecionar a opção desejada na lista;
- Logo abaixo, você pode digitar um texto com detalhes e observações sobre a documentação e, se desejar, adicionar uma data de referência para o arquivo;
- Na seção de Anexos, clique para selecionar e carregar o arquivo desejado diretamente do seu computador (como um documento PDF, por exemplo).
É possível incluir mais de um anexo no mesmo registro, caso a documentação seja composta por múltiplos arquivos.
Vinculando o documento e Finalizando
Para garantir que as informações fiquem atreladas ao local correto, o último passo é o vínculo da documentação:
- Na parte inferior da tela, selecione se esse documento está ligado a uma Organização, a um Edital ou a um Projeto;
O sistema permite que um mesmo documento seja vinculado a vários projetos simultaneamente, caso ele faça parte de uma ação em conjunto.
- Após revisar o preenchimento, clique no botão Salvar para registrar o arquivo;
- Pronto! Sempre que a equipe precisar desse material, basta retornar à Central de Documentos, clicar sobre o arquivo desejado e visualizar os anexos ou efetuar o download com total facilidade. Também é possível Editar o documento clicando nos três pontinhos.