A avaliação parcial é um recurso desenvolvido para otimizar a rotina do investidor. Com ele, as organizações podem enviar remessas graduais da prestação de contas ao longo da execução do projeto. Em vez de acumular um grande volume de notas fiscais para o final, você consegue fiscalizar e aprovar os lançamentos financeiros periodicamente.
Neste artigo, vamos te mostrar como acessar essa área, como conferir as evidências enviadas, como registrar o seu parecer e, o mais importante, como devolver a análise para a organização. Vamos lá?
Localizando e acessando os relatórios parciais
Para iniciar a sua fiscalização, o caminho no sistema é muito simples e organizado:
- Acesse o menu lateral Editais e clique em Prestação de Contas;
- Na tela, você cairá primeiro nos 'Relatórios Completos'. Para ver os envios graduais, clique na aba ao lado chamada Relatórios Parciais;
- Nesta listagem, você visualizará a organização, o projeto, a competência (como quadrimestral, por exemplo), o mês de referência e a quantidade de pendências que precisam da sua avaliação.
Utilize os filtros no topo da página para buscar por uma organização ou projeto específico.
- Para iniciar a avaliação, localize a remessa desejada e clique no ícone Visualizar parcela (representado por um documento com uma lupa).
Analisando os lançamentos e documentos
Ao abrir o detalhamento financeiro da parcela, você terá acesso a todas as despesas enviadas pela organização para aquele período:
- No topo da tela, observe o menu suspenso para alternar entre os meses que compõem aquele envio parcial.
É fundamental checar todos os meses listados nesse menu para garantir que nenhum lançamento passe despercebido.
- Localize a categoria de despesa (como Recursos Humanos, por exemplo) e clique no nome da subcategoria ou no ícone da lupa em Visualizar extrato;
- Você verá a lista de lançamentos individuais. Na linha correspondente, clique no botão Avaliar;
- O sistema abrirá uma janela lateral contendo os detalhes do pagamento, a justificativa e as evidências.
Clique no ícone de olho para abrir e conferir a nota fiscal, o recibo ou o comprovante de transferência.
Registrando a decisão (Aprovar ou Reprovar)
Com as informações do gasto analisadas, você deve registrar o seu parecer técnico em uma das três opções disponíveis no sistema:
- Aprovar ou Aprovar com Ressalvas: Ambas as opções validam o gasto. Após o registro, a organização não poderá mais alterar os dados deste lançamento;
- Reprovar: Utilize esta opção caso identifique erro no valor, no documento enviado ou se a despesa for indevida;
- Ao reprovar, você permite que a organização corrija aquele item quando o relatório for devolvido;
- Após escolher o status adequado, escreva o seu comentário técnico justificando a decisão e clique em Enviar avaliação;
- O status do item mudará automaticamente para "Avaliado".
O envio da análise (Etapa Obrigatória!)
Existe um passo crucial para que a sua avaliação chegue à organização e libere as próximas etapas:
Avaliar os itens na planilha não finaliza o processo. Se você não clicar em 'Enviar Análise', a organização ficará travada e não conseguirá submeter a prestação de contas completa no futuro.
- Vá até o topo da página e clique no botão Enviar análise;
- O sistema exibirá um resumo informando quantos itens foram aprovados e quantos foram reprovados na sua avaliação;
- Escreva um comentário geral de encerramento com orientações para a organização;
- Por fim, clique no botão Enviar.
O sistema confirmará o envio e criará um histórico com datas e horários; Se você retornar para a aba de 'Relatórios Parciais', notará que a lista estará limpa, indicando que a sua tarefa daquele período foi concluída com sucesso!