Modelos de Documento e Ajustes na Jornada de Impressão

Criar e gerenciar a documentação interna da sua organização ficou muito mais fácil e automatizado no ambiente do investidor (Admin). Agora, o sistema Bússola Social permite que você crie modelos padronizados de documentos para os seus fluxos de seleção e prestação de contas, vinculando-os a etapas específicas e utilizando campos variáveis que preenchem as informações dos projetos automaticamente.

Neste artigo, vamos te mostrar como configurar esses modelos e como gerá-los de forma prática na nova jornada de impressão. Vamos lá?

1. Acessando a área de Modelos de Documentos

A interface de modelos foi atualizada para facilitar a sua organização, permitindo visualizar rapidamente o título, a categoria, o vínculo com o fluxo, a orientação da página e a data da última alteração de cada arquivo.

Para acessar e criar um novo modelo:

• Clique em Configurações no menu ao lado esquerdo da tela e selecione a opção Modelos de documentos;

• Clique no botão Novo modelo de documento;

• Selecione a área onde esse documento será aplicado (por exemplo, "Funil de seleção de projetos" ou "Prestação de contas").

1. Configurando a estrutura do documento

Nesta etapa, você vai dar cara ao seu documento e definir onde ele deve aparecer:

• Defina um Título claro para o documento. Isso é muito importante para facilitar a localização dele no sistema futuramente;

• Escolha a Orientação da página, que pode ser Retrato (folha em pé, mais comum) ou Paisagem (folha deitada);

• Selecione em qual Fluxo de seleção ou Tipo de avaliação esse modelo será exibido.

1. Escrevendo o texto e utilizando os Campos Variáveis

O sistema Bússola Social permite que você crie o texto base e adicione códigos automáticos para poupar o retrabalho de digitação.

• Na caixa de texto na parte inferior, digite todo o conteúdo padrão do seu documento. Você pode usar a barra de ferramentas para formatar o texto com negrito, itálico, centralizar, mudar a fonte, etc;

• No menu lateral, explore os Campos Variáveis. Eles substituem automaticamente as informações que já estão no sistema (como o valor solicitado do projeto ou o valor de contrapartida);

• Ao finalizar a edição, você pode clicar em Pré-visualizar para ter uma ideia de como o documento ficará com dados preenchidos, e depois clique em Salvar.

1. A Jornada de Impressão: Como gerar o documento no projeto

Com o modelo salvo, ele aparecerá automaticamente para os projetos que estão dentro do fluxo que você configurou. Veja como utilizá-lo na prática:

• Acesse o menu Editais > Fluxos de seleção e localize o fluxo desejado (utilize os filtros para facilitar a busca, se necessário);

• Acesse a proposta que você deseja avaliar;

• Na parte superior da ficha do projeto, clique no ícone de impressão (impressora);

• No menu que se abre, selecione a opção Outros documentos. Uma janela lateral aparecerá mostrando todos os modelos de documentos configurados para aquele fluxo;

• Preenchendo campos manuais e exportando, clique sobre o nome do documento que você deseja gerar;

• O sistema abrirá a visualização final do arquivo. Os campos variáveis automáticos já estarão preenchidos com os dados reais daquele projeto;

• Se você utilizou campos variáveis que exigem digitação manual, eles aparecerão marcados com um "X". Clique sobre o "X", digite a informação necessária (um parecer ou observação, por exemplo) e clique no botão Trocar o texto;

• Quando tudo estiver perfeito, desça a tela e escolha o formato de exportação: você pode gerar um arquivo PDF finalizado ou um arquivo DOC caso precise fazer mais edições no seu computador.