Para facilitar e reduzir drasticamente o tempo necessário para conferir a documentação da prestação de contas, o sistema Bússola Social lançou um novo recurso incrível. Agora é possível fazer o download centralizado de todas as evidências técnicas do seu Plano de Ação ou da Teoria da Mudança (TDM) de uma única vez!
Neste artigo, vamos te mostrar como acessar essa ferramenta, como selecionar os arquivos que você deseja e entender a regra de envio para o seu e-mail. Vamos lá?
Acessando a área de exportação
Para iniciar o download unificado, o caminho no sistema é muito simples:
- Acesse o seu fluxo de prestação de contas;
- Clique na aba correspondente à sua parte técnica, que pode ser a aba de Plano de Ação ou a aba de Ações (se você utiliza a metodologia TDM);
- Localize e clique no botão Exportar evidências das ações;
Selecionando os arquivos (Estrutura em Árvore)
- Ao clicar no botão de exportação, o sistema abrirá uma janela com uma estrutura organizada em formato de "árvore" de pastas;
- Nessa tela, você visualizará todas as ações, categorias, subcategorias e as respectivas evidências anexadas a elas.
Você não é obrigado a baixar tudo! O sistema permite que você marque e desmarque as caixinhas de seleção das opções, permitindo que o avaliador faça o download apenas dos tipos de arquivos e pastas que ele realmente precisa conferir.
Entendendo os limites de download
- Após marcar tudo o que precisa, clique no botão para exportar os arquivos;
- O sistema reunirá todos os documentos (que podem incluir arquivos em PDF, imagens, documentos do Word e planilhas) e gerará um arquivo compactado no formato .ZIP;
Existe um limite técnico para o download imediato. Se o seu arquivo .ZIP for menor que 50 MB, o download iniciará automaticamente, direto na tela do sistema para o seu computador.
- Caso o volume de arquivos seja muito grande e ultrapasse a marca de 50 MB, o sistema fará a compactação e enviará o arquivo .ZIP diretamente para a caixa de e-mail do usuário que realizou a solicitação.
Benefícios de utilizar essa exportação
- Ao descompactar o arquivo .ZIP no seu computador, você notará que a estrutura original das pastas foi 100% preservada de forma organizada;
Utilize sempre este recurso para otimizar a sua rotina! Com essa funcionalidade, o avaliador não precisa mais ficar acessando os detalhes de cada ação de forma individual no sistema apenas para buscar as fotos e documentos da prestação de contas.