Ter os dados dos seus atendidos organizados em planilhas pode ser muito útil para montar relatórios personalizados, analisar o perfil do seu público ou até mesmo organizar uma lista de contatos para se comunicar com as famílias. No sistema Bússola Social, você consegue exportar essas informações de forma rápida e escolhendo exatamente as colunas que você precisa!
Permissão necessária: Para realizar a exportação de dados dos atendidos é necessário ser um Administrador ou ter um perfil com a permissão concedida para tal.
Neste artigo, vamos te mostrar como utilizar os filtros e realizar a exportação dos dados da sua base de atendidos. Vamos lá?
Acessando a listagem e aplicando Filtros
Antes de exportar, o ideal é você definir se quer baixar a base completa da sua organização ou apenas um conjunto específico de dados.
- No menu superior, clique em Atendimento, depois em Atendidos e selecione a opção Listagem de Atendidos;
- Por padrão, a tela exibirá apenas os atendidos ativos. Se precisar visualizar os inativos, clique no botão Filtros (no lado direito da tela) e ajuste o status;
- Utilize esse mesmo botão de filtros para segmentar a sua lista. Você pode buscar por um projeto específico, faixa etária, gênero, grupo ou data de entrada.
A exportação sempre respeitará o filtro que você aplicou na tela! Ou seja, se você filtrou apenas os atendidos do "Projeto X", o seu arquivo final trará apenas esses atendidos, poupando o seu tempo de formatação.
Entendendo as opções de exportação
Após filtrar os dados na tela, localize e clique no botão com o ícone de exportação (uma setinha apontando para baixo) no canto superior direito. O sistema te dará duas opções distintas:
- Exportar ficha de cadastro: Essa opção gera um arquivo em PDF com a estrutura da ficha em branco. Ela é ideal para você imprimir e preencher os dados manualmente durante um atendimento presencial, caso esteja sem acesso à internet ou não consiga preencher no sistema naquele momento;
- Exportar lista: Essa opção gera uma planilha (formato Excel) com os dados dos atendidos que você filtrou. É esta opção que usaremos para construir o nosso relatório de dados!
Passo a passo para exportar a lista
Ao selecionar a opção correta, você poderá escolher o que vai compor a sua planilha.
- Clique na opção Exportar lista;
- Um painel se abrirá na tela para você marcar as caixinhas de seleção de todos os dados que deseja incluir no arquivo (como dados pessoais, endereço, telefones, etc.);
Dica! Se você marcar a opção de Atividades, a planilha detalhará todas as atividades nas quais cada atendido da lista está inscrito
Os "Campos Personalizados" (aquelas perguntas específicas que a sua organização criou) não podem ser filtrados na tela inicial de listagem, mas eles estarão totalmente disponíveis neste painel de exportação. Basta marcá-los para que as respostas apareçam no seu relatório final.
- Após selecionar tudo o que precisa, desça até o rodapé do painel e clique no botão azul Exportar.
Onde encontro o meu arquivo?
- O processamento dos dados pode demorar alguns minutos, dependendo do volume de atendidos e de informações que você solicitou;
- Assim que a planilha estiver pronta, o sistema enviará o link para download do arquivo .xls diretamente para a caixa de e-mail do usuário que está logado e solicitou a exportação;
- Atenção! Não se esqueça de verificar a sua caixa de SPAM ou Lixo Eletrônico caso o e-mail com a sua planilha demore a aparecer na caixa de entrada principal.